Статьи > Статьи по теме "Владельческий контроль" > Контроль ресурсов и работ/услуг
rik-company.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
При работе над созданием операционного уровня системы владельческого контроля бизнеса большое внимание нужно уделять разработке системы контроля ресурсов, а также выполняемых другими организациями работ и оказываемых ими услуг.
Сразу нужно отметить, что в данном случае под ресурсами и работами/услугами подразумевается и то, что потребляется компанией, и то, что ею производится и продается.
Для работы компании требуются различные ресурсы. Эффективность их использования напрямую влияет на итоговое финансово-экономическое состояние компании, а значит и на финансовое благополучие ее владельцев.
Ресурсы, используемые в компании (входящие ресурсы), могут быть нескольких видов (в зависимости от бизнеса): материальные (сырье и материалы, товары, запчасти, комплектующие и т.д.);
трудовые (сотрудники компании);
энергетические (потребляемая энергия);
информационные (программные продукты, базы данных);
финансовые (кредиты и инвестиции от владельцев).
Ресурсы, производимые и продаваемые компанией (исходящие ресурсы), также могут быть нескольких видов (в зависимости от бизнеса): готовая продукция/товары (для производственных/торговых компаний);
персонал (для компаний, "сдающих" своих сотрудников "в аренду");
энергия (для компаний, производящих и продающих энергию различного типа);
информационные (для компаний, занимающихся разработкой программных продуктов);
деньги (для организаций, зарабатывающих на предоставлении кредитов другим компаниям).
цены;
объемы;
запасы.
Понятно, что запасы должны быть прямым следствием объемов, если четко соблюдается технология, и нет воровства. Но поскольку, к сожалению, не всегда выполняются эти два важных условия, приходится отдельно контролировать и запасы, как входящих, так и исходящих ресурсов.
Для этого нужно проводить инвентаризации, желательно внезапные, а не плановые. Поэтому на контроль объемов и запасов материальных ресурсов может уходить немало времени.
С контролем цен тоже не все так просто, особенно если поставщиков очень много и у них разные условия работы. Ведь помимо цен есть и другие важные параметры, например, такие как качество, сроки поставки, условия оплаты и т.д.
Чем больше параметров нужно учитывать, тем больше возможностей у менеджеров по снабжению придумать "научное" обоснование закупок материальных ресурсов по завышенным ценам.
Аналогичное примечание можно сделать и для исходящих ресурсов. Если у компании много конкурентов, а для клиентов помимо цены важными являются и другие параметры продукта или услуги, то менеджерам по продажам также будет легче обосновать большие скидки или предоставление отсрочек по оплате.
Таким образом, контроль цен может занимать не меньше времени, чем контроль объемов и запасов материальных ресурсов.
стоимость;
количество.
На самом деле для некоторых компаний сюда можно было бы добавить и "запасы трудовых ресурсов", несмотря на то, что это смешно звучит. Понятно, что такая проблема может быть актуальной в основном для крупных компаний.
В малом бизнесе все, как говорится, на виду, поэтому халявить там не получается. В крупных же компаниях, действительно, нередко возникают ненужные "запасы сотрудников".
Речь здесь, естественно, идет не о кадровом резерве, а о том, что штат у некоторых компаний сильно раздут. Я так уверенно об этом пишу, потому что работаю консультантом по управлению с 1995 года. Я видел изнутри многие компании. В крупных компаниях, действительно, очень часто можно обнаружить избыточный персонал.
Некоторые компании начинают от него избавляться только в кризисы, а какие-то компании, особенно государственные, этого вообще никогда не делают,
Итак, трудовые ресурсы также нужно контролировать по их стоимости и количеству. Это значит, что необходимо регулярно мониторить рынок труда, чтобы понимать завышен сейчас или занижен уровень оплаты труда по каждой должностной позиции.
С контролем количества сотрудников дела обстоят сложнее. Проблема здесь связана с тем, что сложно занормировать абсолютно все должности компании, привязав количество сотрудников к объемам деятельности. Особенно это сложно сделать для тех специалистов, у которых доля интеллектуальной составляющей в труде очень большая. Гораздо легче занормировать количество производственных рабочих или грузчиков на складе, чем, например, экономистов. Хотя в наших компаниях умеют раздувать штат практически у всех типов сотрудников.
Я не раз видел объявления в региональных СМИ, где за вознаграждение предлагали помочь с трудоустройством в местные офисы крупных компаний федерального масштаба.
цена;
объем.
Входящие энергетические ресурсы отличаются от всех остальных типов ресурсов тем, что здесь сотрудникам компании гораздо сложнее, если не сказать невозможно, организовать какую-то схему воровства. Ведь энергетические ресурсы, в отличие от материальных, с предприятия не вынесешь. Договориться об откатах при закупках тоже проблематично.
Несмотря на масштабную реформу, проведенную в электроэнергетике России, ситуация принципиально не изменилась. Цены как росли так и продолжают расти. Кроме того, зачастую не удается уйти от монопольного поставщика энергоресурсов.
В таком случае таким параметром как "цена" управлять практически невозможно, но зато его легко контролировать.
Остается следить в основном за объемным параметром. Как уже выше было отмечено, вряд ли кто из сотрудников будет раздувать объемный параметр из-за корыстных целей. Но это не значит, что нет резервов экономии на объемах потребляемой энергии. Просто никто из сотрудников этим заниматься не хочет. Поэтому для контроля придется внедрять систему управленческого учету и систему мотивации, нацеленную на эффективное использование энергетических ресурсов (впрочем, это замечание относится практически ко всем типам ресурсов).
стоимость;
количество.
Если речь идет о приобретении каких-то коробочных программных продуктов, то контролировать их стоимость сравнительно легко. В таком случае нужно внимательно следить за количеством рабочих мест. Когда приобретается какой-то дорогой софт, который требует очень сложной и дорогостоящей настройки, то это просто раздолье для тех, кто курирует данный проект. С большой вероятностью этот проект будет выполняться по откатной схеме, причем будет подготовлено на первый взгляд очень даже логичное обоснование того, что нужен именно такой софт, именно в такой конфигурации и потребуются именно такие сроки внедрения с привлечение высокооплачиваемых специалистов со стороны поставщика (или разработчика) программного продукта.
Что касается количества закупаемых рабочих мест, то, по моему мнению, нет смысла сразу приобретать много лицензий. Только в процессе эксплуатации можно будет понять, сколько на самом деле рабочих мест нужно автоматизировать.
Кстати, именно по этой причине, когда мы разрабатывали наш программный комплекс "ИНТЕГРАЛ", то сразу решили, что под рабочим местом мы будем подразумевать не компьютер, на котором установлена программа, а пользователя работающего с базой. Поэтому клиент может приобрести всего одно рабочее место, но установить программу хоть на сто компьютеров. При этом с одной базой одновременно сможет работать только один пользователь, но по очереди все сто. Затем по мере необходимости уже можно будет постепенно увеличивать количество рабочих мест.
стоимость;
объем.
Финансовые ресурсы, по аналогии с энергетическими, также достаточно проблематично своровать, хотя принципиальная возможность здесь все-таки есть. Конечно же, речь идет не о том, что деньги можно также вынести с предприятия как материалы или готовую продукцию.
Но здесь, также как и в случае с закупками материальных ресурсов, можно получить откат. Хотя такую схему сложно провернуть с банком, но в принципе такое возможно.
Поэтому контролировать стоимость привлекаемых финансовых ресурсов все равно нужно. Кроме того, даже если в процессе привлечения кредита не будет какой-то коррупционной составляющей, то сотрудники, отвечающие за эту работу, могут пойти по пути наименьшего сопротивления и договориться с тем банком, который дает кредит по очень высокой ставке, но по более простой процедуре.
Что касается объема привлекаемых кредитных ресурсов, то и по этому параметру они могут быть завышены, причем и без всякой коррупционной составляющей.
Практика показывает, что из-за отсутствия в компании эффективной системы управления она теряет деньги из-за того, что приходится привлекать кредиты. Во многих случаях размер кредита для финансирования текущей деятельности можно уменьшить или вообще свести его к нулю.
Одно из направлений, в котором для этого нужно работать, связано с управлением дебиторской и кредиторской задолженностью.
В завершении рассмотрения вопросов, связанных с контролем ресурсов, нужно еще раз напомнить о том, что для материальных, трудовых и информационных ресурсов немаловажным параметром является и качество, а не только цена. К сожалению, контролировать качество в некоторых случаях гораздо сложнее, чем цену, но это все равно нужно делать.
Кстати, качество нужно проверять не только у входящих ресурсов, но и у исходящих. Ведь может получиться так, что материальный баланс сходится, но, тем не менее, потери объемов были. Например, компания могла приобрести материальные ресурсы, а затем произвести из них готовую продукцию.
При этом если контролировать объем приобретенных материалов и объем отгруженной продукции (с учетом остатков материалов и готовой продукции), то все может сходиться, если считать, что материалы при производстве расходовались строго в соответствии с утвержденными нормативами. В таком случае вроде как и придраться не к чему.
Но если материалы, использовались в меньших объемах, чем это предусмотрено нормативами ("сэкономленные" таким образом материалы ушли "налево"), то значит, что качество готовой продукции получилось хуже, чем должно было быть.
Скорее всего, в будущем это может привести к потере клиентов и как следствие к ухудшению финансово-экономического состояния компании. Таким образом, должна быть предусмотрена процедура контроля качества не только входящих ресурсов, но и исходящих тоже.
цены;
объемы.
Компании могут как потреблять от внешних подрядчиков (поставщиков), так и производить (оказывать) клиентам различные виды работ (услуг). Поэтому эта деятельность также требует контроля как в части объемов, так и в части цен.
При этом нужно учесть, что в работах тоже используются ресурсы (материальные, трудовые и т.д.). Кроме того, те, кто выполняет определенную работу или оказывает услугу, могут привлекать и других исполнителей на субподряд. Те, в свою очередь также могут использовать различные ресурсы и т.д.
При отсутствии должного контроля те, кто привлекает сторонние компании для выполнения какой-то работы или оказания услуг, могут договориться с исполнителями и "попилить" между собой ту сумму, на которую завысили стоимость контракта.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи и опыт), связанные с постановкой современной системы управления и повышением эффективности компании. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Контроль ресурсов и работ/услуг
rik-company.ru
Сразу нужно отметить, что в данном случае под ресурсами и работами/услугами подразумевается и то, что потребляется компанией, и то, что ею производится и продается.
Для работы компании требуются различные ресурсы. Эффективность их использования напрямую влияет на итоговое финансово-экономическое состояние компании, а значит и на финансовое благополучие ее владельцев.
Ресурсы, используемые в компании (входящие ресурсы), могут быть нескольких видов (в зависимости от бизнеса):
Ресурсы, производимые и продаваемые компанией (исходящие ресурсы), также могут быть нескольких видов (в зависимости от бизнеса):
Контроль материальных ресурсов
Понятно, что запасы должны быть прямым следствием объемов, если четко соблюдается технология, и нет воровства. Но поскольку, к сожалению, не всегда выполняются эти два важных условия, приходится отдельно контролировать и запасы, как входящих, так и исходящих ресурсов.
Для этого нужно проводить инвентаризации, желательно внезапные, а не плановые. Поэтому на контроль объемов и запасов материальных ресурсов может уходить немало времени.
С контролем цен тоже не все так просто, особенно если поставщиков очень много и у них разные условия работы. Ведь помимо цен есть и другие важные параметры, например, такие как качество, сроки поставки, условия оплаты и т.д.
Чем больше параметров нужно учитывать, тем больше возможностей у менеджеров по снабжению придумать "научное" обоснование закупок материальных ресурсов по завышенным ценам.
Аналогичное примечание можно сделать и для исходящих ресурсов. Если у компании много конкурентов, а для клиентов помимо цены важными являются и другие параметры продукта или услуги, то менеджерам по продажам также будет легче обосновать большие скидки или предоставление отсрочек по оплате.
Таким образом, контроль цен может занимать не меньше времени, чем контроль объемов и запасов материальных ресурсов.
Контроль трудовых ресурсов
На самом деле для некоторых компаний сюда можно было бы добавить и "запасы трудовых ресурсов", несмотря на то, что это смешно звучит. Понятно, что такая проблема может быть актуальной в основном для крупных компаний.
В малом бизнесе все, как говорится, на виду, поэтому халявить там не получается. В крупных же компаниях, действительно, нередко возникают ненужные "запасы сотрудников".
Речь здесь, естественно, идет не о кадровом резерве, а о том, что штат у некоторых компаний сильно раздут. Я так уверенно об этом пишу, потому что работаю консультантом по управлению с 1995 года. Я видел изнутри многие компании. В крупных компаниях, действительно, очень часто можно обнаружить избыточный персонал.
Некоторые компании начинают от него избавляться только в кризисы, а какие-то компании, особенно государственные, этого вообще никогда не делают,
Итак, трудовые ресурсы также нужно контролировать по их стоимости и количеству. Это значит, что необходимо регулярно мониторить рынок труда, чтобы понимать завышен сейчас или занижен уровень оплаты труда по каждой должностной позиции.
С контролем количества сотрудников дела обстоят сложнее. Проблема здесь связана с тем, что сложно занормировать абсолютно все должности компании, привязав количество сотрудников к объемам деятельности. Особенно это сложно сделать для тех специалистов, у которых доля интеллектуальной составляющей в труде очень большая. Гораздо легче занормировать количество производственных рабочих или грузчиков на складе, чем, например, экономистов. Хотя в наших компаниях умеют раздувать штат практически у всех типов сотрудников.
Я не раз видел объявления в региональных СМИ, где за вознаграждение предлагали помочь с трудоустройством в местные офисы крупных компаний федерального масштаба.
Контроль энергетических ресурсов
Входящие энергетические ресурсы отличаются от всех остальных типов ресурсов тем, что здесь сотрудникам компании гораздо сложнее, если не сказать невозможно, организовать какую-то схему воровства. Ведь энергетические ресурсы, в отличие от материальных, с предприятия не вынесешь. Договориться об откатах при закупках тоже проблематично.
Несмотря на масштабную реформу, проведенную в электроэнергетике России, ситуация принципиально не изменилась. Цены как росли так и продолжают расти. Кроме того, зачастую не удается уйти от монопольного поставщика энергоресурсов.
В таком случае таким параметром как "цена" управлять практически невозможно, но зато его легко контролировать.
Остается следить в основном за объемным параметром. Как уже выше было отмечено, вряд ли кто из сотрудников будет раздувать объемный параметр из-за корыстных целей. Но это не значит, что нет резервов экономии на объемах потребляемой энергии. Просто никто из сотрудников этим заниматься не хочет. Поэтому для контроля придется внедрять систему управленческого учету и систему мотивации, нацеленную на эффективное использование энергетических ресурсов (впрочем, это замечание относится практически ко всем типам ресурсов).
Контроль информационных ресурсов
Если речь идет о приобретении каких-то коробочных программных продуктов, то контролировать их стоимость сравнительно легко. В таком случае нужно внимательно следить за количеством рабочих мест. Когда приобретается какой-то дорогой софт, который требует очень сложной и дорогостоящей настройки, то это просто раздолье для тех, кто курирует данный проект. С большой вероятностью этот проект будет выполняться по откатной схеме, причем будет подготовлено на первый взгляд очень даже логичное обоснование того, что нужен именно такой софт, именно в такой конфигурации и потребуются именно такие сроки внедрения с привлечение высокооплачиваемых специалистов со стороны поставщика (или разработчика) программного продукта.
Что касается количества закупаемых рабочих мест, то, по моему мнению, нет смысла сразу приобретать много лицензий. Только в процессе эксплуатации можно будет понять, сколько на самом деле рабочих мест нужно автоматизировать.
Кстати, именно по этой причине, когда мы разрабатывали наш программный комплекс "ИНТЕГРАЛ", то сразу решили, что под рабочим местом мы будем подразумевать не компьютер, на котором установлена программа, а пользователя работающего с базой. Поэтому клиент может приобрести всего одно рабочее место, но установить программу хоть на сто компьютеров. При этом с одной базой одновременно сможет работать только один пользователь, но по очереди все сто. Затем по мере необходимости уже можно будет постепенно увеличивать количество рабочих мест.
Контроль финансовых ресурсов
Финансовые ресурсы, по аналогии с энергетическими, также достаточно проблематично своровать, хотя принципиальная возможность здесь все-таки есть. Конечно же, речь идет не о том, что деньги можно также вынести с предприятия как материалы или готовую продукцию.
Но здесь, также как и в случае с закупками материальных ресурсов, можно получить откат. Хотя такую схему сложно провернуть с банком, но в принципе такое возможно.
Поэтому контролировать стоимость привлекаемых финансовых ресурсов все равно нужно. Кроме того, даже если в процессе привлечения кредита не будет какой-то коррупционной составляющей, то сотрудники, отвечающие за эту работу, могут пойти по пути наименьшего сопротивления и договориться с тем банком, который дает кредит по очень высокой ставке, но по более простой процедуре.
Что касается объема привлекаемых кредитных ресурсов, то и по этому параметру они могут быть завышены, причем и без всякой коррупционной составляющей.
Практика показывает, что из-за отсутствия в компании эффективной системы управления она теряет деньги из-за того, что приходится привлекать кредиты. Во многих случаях размер кредита для финансирования текущей деятельности можно уменьшить или вообще свести его к нулю.
Одно из направлений, в котором для этого нужно работать, связано с управлением дебиторской и кредиторской задолженностью.
В завершении рассмотрения вопросов, связанных с контролем ресурсов, нужно еще раз напомнить о том, что для материальных, трудовых и информационных ресурсов немаловажным параметром является и качество, а не только цена. К сожалению, контролировать качество в некоторых случаях гораздо сложнее, чем цену, но это все равно нужно делать.
Кстати, качество нужно проверять не только у входящих ресурсов, но и у исходящих. Ведь может получиться так, что материальный баланс сходится, но, тем не менее, потери объемов были. Например, компания могла приобрести материальные ресурсы, а затем произвести из них готовую продукцию.
При этом если контролировать объем приобретенных материалов и объем отгруженной продукции (с учетом остатков материалов и готовой продукции), то все может сходиться, если считать, что материалы при производстве расходовались строго в соответствии с утвержденными нормативами. В таком случае вроде как и придраться не к чему.
Но если материалы, использовались в меньших объемах, чем это предусмотрено нормативами ("сэкономленные" таким образом материалы ушли "налево"), то значит, что качество готовой продукции получилось хуже, чем должно было быть.
Скорее всего, в будущем это может привести к потере клиентов и как следствие к ухудшению финансово-экономического состояния компании. Таким образом, должна быть предусмотрена процедура контроля качества не только входящих ресурсов, но и исходящих тоже.
Контроль работ и услуг
Компании могут как потреблять от внешних подрядчиков (поставщиков), так и производить (оказывать) клиентам различные виды работ (услуг). Поэтому эта деятельность также требует контроля как в части объемов, так и в части цен.
При этом нужно учесть, что в работах тоже используются ресурсы (материальные, трудовые и т.д.). Кроме того, те, кто выполняет определенную работу или оказывает услугу, могут привлекать и других исполнителей на субподряд. Те, в свою очередь также могут использовать различные ресурсы и т.д.
При отсутствии должного контроля те, кто привлекает сторонние компании для выполнения какой-то работы или оказания услуг, могут договориться с исполнителями и "попилить" между собой ту сумму, на которую завысили стоимость контракта.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы можете направить их по адресу 5046320@mail.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи и опыт), связанные с постановкой современной системы управления и повышением эффективности компании. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
