Статьи > Статьи по теме "Владельческий контроль" > АУП (административно-управленческий персонал): основные проблемы его контроля
Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей", автор книги "Система владельческого контроля бизнеса"
rik-company.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Система владельческого контроля должна пресекать различные схемы корпоративного воровства. Нужно отметить, что есть универсальный способ непрямого воровства, который могут применять абсолютно все сотрудники компании.
Речь идет о том, что во многих компаниях, причем несмотря на кризис, эффективность работы, мягко говоря, оставляет желать лучшего. Хорошо хоть кризис заставляет некоторые компании заниматься совершенствованием своей деятельности и повышением эффективности (см. книгу "Кризис – афедрон или волшебный пендель. Антикризисная технология повышения эффективности компании").
Таким образом, персонал может просто не отрабатывать свои оклады. А это значит, что владельцы от этого тоже теряют деньги. Например, часть людей можно было бы просто уволить, и полученная экономия по зарплате увеличивала бы прибыль компании. При этом такое решение не привело бы к негативным последствиям в работе компании.
Особенно остро данная проблема возникает при контроле АУП (административно-управленческого персонала), поскольку очень сложно как-то пронормировать его работу. Причем этому может способствовать определенная неорганизованность в работе, вызванная в том числе и стилем управления директора компании.
При выполнении работ по комплексной диагностике многих компаний я не раз сталкивался с ситуациями, когда владельцы сталкиваются с проблемой контроля АУП.
Например, выполняя проект в одной компании, многие сотрудники АУП при беседах отмечали, что присутствует элемент авральности в работе, несогласованности действий, отсутствия четких приоритетов, перегруженности и т.д.
На самом деле данная проблема характерная для многих компаний. Действительно, иногда бывает так, что сотрудников АУП перегружают задачами, причем, не определяя приоритеты в их решении.
В то же время нередки случаи, когда данная проблема является надуманной, и сотрудники ей прикрываются, когда не успевают выполнять задания руководителя. Поэтому нужна проверка наличия и актуальности данной проблемы.
Для выявления и последующего устранения таких проблем (если они действительно существуют), можно использовать разные подход.
Один из подходов заключается в периодической подготовки "фотографии рабочего дня".
Второй – создание информационной системы контроля исполнения распоряжений (СКИР).
Как уже отмечалось выше, основная сложность в постановке задач для АУП и контроле их исполнения заключается в том, что большая часть этих задач ненормируемая и нередко новая. Это приводит к тому, что сложно оценить время, которое требуется на их выполнение.
На практике это может приводить к двум крайностям: сотрудники этим пользуются и работают, мягко говоря, вполсилы;
сотрудники реально перегружены, что сказывается на качестве их работы и своевременном достижении нужных результатов.
Понятно, что может существовать большое количество вариантов между этими двумя крайностями.
Выше уже упоминалось о том, что отчасти разобраться в сложившейся ситуации помогает составление "фотографии рабочего дня". Речь идет о том, что сотрудники АУП, например, в течение недели фиксируют, чем они занимаются (пишут наименование работы, начало и завершение ее выполнения).
Очевидно, что они в течение дня могут заниматься разными задачами. Причем может быть такое, что сотрудники АУП начинают выполнять какую-то задачу, потом получают срочное поручение от руководства, и начинают выполнять другую задачу, а затем снов возвращаются к выполнению прежней задачи.
В общем, все эти начала и завершения нужно четко фиксировать, например, в Excel, чтобы потом было удобнее посчитать общее время, которое ушло на выполнение каждой задачи.
В конце недели можно попробовать проанализировать, чем именно приходилось заниматься сотрудникам АУП, чтобы понять насколько рационально они были загружены теми или иными задачами.
Есть и регулярный способ контроля загруженности сотрудников АУП, но для его реализации уже желательно написать программу, т.к. Excel для этих целей не очень подходит.
В такой программе можно фиксировать все поручения (задания), которые даются сотрудникам АУП, в том числе дата и время постановки задания, сроки выполнения, выставлять приоритеты в решении задач и т.д. Там же ставятся отметки о выполнении заданий или продлении их выполнения.
Тому, кто дает задание, будет легче сориентироваться в загруженности сотрудника и правильно выстроить приоритеты (в том числе и поменять приоритеты тех задач, которые еще не выполнены).
Руководитель, по крайней мере, будет видеть, сколько он уже поставил задач и ему будет легче оценивать реализуемость всех поставленных задач. Легче будет и контроль осуществлять.
Тому, кому дают задание, тоже будет проще ориентироваться в том, что и когда он должен сделать.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи и опыт), связанные с постановкой современной системы управления и повышением эффективности компании. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
АУП (административно-управленческий персонал): основные проблемы его контроля
Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей", автор книги "Система владельческого контроля бизнеса"
rik-company.ru
Речь идет о том, что во многих компаниях, причем несмотря на кризис, эффективность работы, мягко говоря, оставляет желать лучшего. Хорошо хоть кризис заставляет некоторые компании заниматься совершенствованием своей деятельности и повышением эффективности (см. книгу "Кризис – афедрон или волшебный пендель. Антикризисная технология повышения эффективности компании").
Таким образом, персонал может просто не отрабатывать свои оклады. А это значит, что владельцы от этого тоже теряют деньги. Например, часть людей можно было бы просто уволить, и полученная экономия по зарплате увеличивала бы прибыль компании. При этом такое решение не привело бы к негативным последствиям в работе компании.
Особенно остро данная проблема возникает при контроле АУП (административно-управленческого персонала), поскольку очень сложно как-то пронормировать его работу. Причем этому может способствовать определенная неорганизованность в работе, вызванная в том числе и стилем управления директора компании.
При выполнении работ по комплексной диагностике многих компаний я не раз сталкивался с ситуациями, когда владельцы сталкиваются с проблемой контроля АУП.
Например, выполняя проект в одной компании, многие сотрудники АУП при беседах отмечали, что присутствует элемент авральности в работе, несогласованности действий, отсутствия четких приоритетов, перегруженности и т.д.
На самом деле данная проблема характерная для многих компаний. Действительно, иногда бывает так, что сотрудников АУП перегружают задачами, причем, не определяя приоритеты в их решении.
В то же время нередки случаи, когда данная проблема является надуманной, и сотрудники ей прикрываются, когда не успевают выполнять задания руководителя. Поэтому нужна проверка наличия и актуальности данной проблемы.
Для выявления и последующего устранения таких проблем (если они действительно существуют), можно использовать разные подход.
Один из подходов заключается в периодической подготовки "фотографии рабочего дня".
Второй – создание информационной системы контроля исполнения распоряжений (СКИР).
Как уже отмечалось выше, основная сложность в постановке задач для АУП и контроле их исполнения заключается в том, что большая часть этих задач ненормируемая и нередко новая. Это приводит к тому, что сложно оценить время, которое требуется на их выполнение.
На практике это может приводить к двум крайностям:
Понятно, что может существовать большое количество вариантов между этими двумя крайностями.
Выше уже упоминалось о том, что отчасти разобраться в сложившейся ситуации помогает составление "фотографии рабочего дня". Речь идет о том, что сотрудники АУП, например, в течение недели фиксируют, чем они занимаются (пишут наименование работы, начало и завершение ее выполнения).
Очевидно, что они в течение дня могут заниматься разными задачами. Причем может быть такое, что сотрудники АУП начинают выполнять какую-то задачу, потом получают срочное поручение от руководства, и начинают выполнять другую задачу, а затем снов возвращаются к выполнению прежней задачи.
В общем, все эти начала и завершения нужно четко фиксировать, например, в Excel, чтобы потом было удобнее посчитать общее время, которое ушло на выполнение каждой задачи.
В конце недели можно попробовать проанализировать, чем именно приходилось заниматься сотрудникам АУП, чтобы понять насколько рационально они были загружены теми или иными задачами.
Есть и регулярный способ контроля загруженности сотрудников АУП, но для его реализации уже желательно написать программу, т.к. Excel для этих целей не очень подходит.
В такой программе можно фиксировать все поручения (задания), которые даются сотрудникам АУП, в том числе дата и время постановки задания, сроки выполнения, выставлять приоритеты в решении задач и т.д. Там же ставятся отметки о выполнении заданий или продлении их выполнения.
Тому, кто дает задание, будет легче сориентироваться в загруженности сотрудника и правильно выстроить приоритеты (в том числе и поменять приоритеты тех задач, которые еще не выполнены).
Руководитель, по крайней мере, будет видеть, сколько он уже поставил задач и ему будет легче оценивать реализуемость всех поставленных задач. Легче будет и контроль осуществлять.
Тому, кому дают задание, тоже будет проще ориентироваться в том, что и когда он должен сделать.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы можете направить их по адресу 5046320@mail.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи и опыт), связанные с постановкой современной системы управления и повышением эффективности компании. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
