Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по менеджменту и бизнесу можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Бесплатная электронная книга
Статьи > Статьи по теме "Управление персоналом" > Система управления персоналом

Система управления персоналом

Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей"

rik-company.ru

Система управления персоналом является одной из подсистем системы управления компании. Система управления персоналом должна выстраиваться в соответствии со стратегией управления персоналом, которая в свои очередь формируется с учетом стратегии компании.

Таким образом, проектирование системы управления компании и системы управления персоналом, в частности, осуществляется по принципу «сверху → вниз». Соответственно и цели системы управления персоналом во многом определяются стратегическими целями компании и системы управления в целом.

Но в любом случае одним из важнейших показателей системы управления персоналом должна быть производительность труда. Именно производительность труда является одним из ключевых показателей эффективности персонала.

Следует отметить, что отдельной службы, курирующий бизнес-процессы системы управления персоналом в компании может и не быть, но сама система управления персоналом все равно должна быть в каждой организации. Если компания пока еще не пришла к выводу о том, что нужно создавать специальную структурную единицу (службу персонала), то это не значит, что у компании нет потребности в выполнении важных бизнес-процессов, относящихся к управлению персоналом. А это значит, что должна быть и система управления персоналом.

Основные компоненты системы управления персоналом

Здесь рассматривается в основном только базовый функционал системы управления персоналом, который обязательно должен быть реализован в каждой компании, которая хочет улучшать свою управляемость и повышать эффективность своей деятельности.

Итак, основными компонентами системы управления персоналом являются:
  • система подбора (привлечения) персонала;
  • система обучения персонала;
  • система мотивация персонала.

    Привлечение персонала

    В рамках системы привлечения персонала может выполняться несколько функций, которые, безусловно, зависят от стратегии привлечения персонала. Прежде всего это, конечно же, определение требований к кандидатам. В выполнении данной функции самое активное участие должен принимать непосредственный руководитель будущего сотрудника компании.

    Затем необходимо осуществить поиск подходящих кандидатов. Данную функцию может выполнять сам руководитель или служба персонала, если в компании есть такое подразделение. При этом можно использовать различные способы поиска.

    Компания может размещать описание вакансии на своем корпоративном сайте, а также на специализированных интернет-ресурсах, предназначенных для поиска сотрудников. Кроме того, компания может привлекать и кадровые агентства.

    Таким образом, предварительный отбор кандидатов может быть реализован службой персонала или кадровым агентством, но завершающий этап в любом случае должен выполняться руководителем. При этом вполне естественным решением является привлечение директора компании или даже собственника, если речь идет о поиске топ-менеджеров или специалистов, от которые очень сильно зависит выполнение самых важных для компании функций.

    Кстати, следует отметить, что очень часто компании допускают ошибки, когда ищут топ-менеджеров и/или высокопрофессиональных экспертов (см. статью «Привлечение высокопрофессиональных экспертов»). Это связано с тем, что для их поиска используются такие же формальные процедуры, как и для всех остальных категорий сотрудников.

    Поручить поиск кандидатов на такие должности рядовым сотрудникам службы персонала – это с большой вероятностью означает потерю потенциально перспективных кандидатов, поскольку из-за каких-то формальных требований можно упустить из виду тех, кто действительно мог бы принести компании очень большую пользу.

    Таким образом, система подбора персонала может быть дифференцированной для разных категорий сотрудников. Все это, конечно же, должно быть прописано в соответствующем регламенте.

    Обучение персонала

    Функционал обучения персонала, естественно, зависит от стратегии обучения персонала. Например, если компания ориентируется только на внутреннее обучение и на самообучение, то такой функционал как поиск и выбор внешних лекторов/тренеров, а также организация обучения сотрудников компании у этих лекторов/тренеров, для организации совершенно неактуальна и наоборот.

    Возможных способов обучения не так уж и много, причем не все компании используют полный набор этих инструментов обучения. Для каждого из этих способов обучения должен быть разработан свой регламент, в котором должен быть прописан порядок выполнения функций обучения, а также требования, рекомендации и инструкции.

    Например, должны быть определены требования и рекомендации в части выбора внешних лекторов/тренеров и семинаров/курсов (если компания будет использовать внешние способы обучения), а также выбора книг (если компания будет использовать такой инструмент как самообучение своих сотрудников).

    Обучение могут проводить и свои сотрудники компании. Они это могут делать на регулярной основе (если в этом есть необходимость) или единовременно после прохождения обучения на внешних семинарах/курсах. Некоторые компании придерживаются такого правила, когда сотрудники, прошедшие обучение на внешних семинарах/курсах, сами проводят обучение для заинтересованных сотрудников компании (делятся с ними новыми знаниями и изученными методиками и технологиями).

    Крупные компании создают свои корпоративные университеты. В таком случае должен быть разработан регламент работы данного структурного подразделения компании. Кстати, для этого подразделения тоже должна быть разработана система мотивации, чтобы увеличивать эффективность внутрикорпоративного обучения.

    Мотивация персонала

    Мотивация является важнейшей и сложнейшей составляющей системы управления персоналом. От нее очень существенно зависит производительность труда, а также эффективность компании в целом и ее финансово-экономическое состояние.

    Конечно же, компании вряд ли поможет даже идеальная система мотивации персонала, если ее сотрудники не будут соответствующим образом подготовлены. Поэтому эффективность мотивации персонала также зависит и от эффективности системы привлечения и обучения персонала. Если компания научиться грамотно подбирать и обучать персонал, то узкое место системы управления персоналом может быть именно в мотивации.

    Итак, очень важной и сложной функцией является сама разработка схем мотивации. Это действительно непростая задача на решение которой может уйти немало времени, особенно если компания не будет останавливаться на самом простом типе систем материальной мотивации (см. статью «Классификация систем материальной мотивации»).

    Перед вводом системы мотивации в эксплуатацию ее нужно опробовать – так сказать, «прогнать» на фактических данных, чтобы убедиться в том, что различные параметры и коэффициенты были подготовлены правильно. На само внедрение и обкатку системы мотивации тоже может уйти определенное время. На этом проектная (временная) часть функционала системы мотивации персонала заканчивается. Далее начинается процессная (в идеале – бесконечная) часть.

    Основное время будет уходить, конечно же, на обслуживание системы мотивации. Кстати, для того чтобы нормально функционировала система мотивации, в компании должен быть внедрен управленческий учет (см. статью «Нет управленческого учета – нет мотивации»). А если в компании будет функционировать более сложная система мотивации, учитывающая не только фактические, но и плановые показатели, то необходимо будет внедрить полноценную систему бюджетного управления.

    Несомненно, нужно постоянно мониторить эффективность работы системы мотивации и при необходимости вносить необходимые улучшения. Кроме того, необходимо учитывать различные факторы, влияющие на систему управления персоналом (об этом написано ниже). Например, если стратегия компании изменится, то нужно будет внести соответствующие изменения и в систему мотивации персонала.

    Разработанная система мотивации должна быть расписана в соответствующем регламенте. Называться он может по-разному: положение о системе мотивации, положение о материальном стимулировании, положение о финансовой структуре (если в компании будет действовать и система бюджетирования) и т.д. Не так важно, как именно он будет назваться – главное, чтобы он был.

    Систему управления, в том числе, и систему мотивации, нужно внедрять еще на этапе создания бизнеса и лучше это сразу делать на системной основе, а не как получится. В противном случае это в будущем будет приводить к негативным последствиям.

    Как-то раз при выполнении консалтингового проекта мы проводили комплексное обследование группы компаний с годовым оборотом в несколько миллиардов рублей. Некоторые из «старичков» (работали в компании с самого основания) много на что жаловались, в том числе, и на систему мотивации. По их словам, в этом плане раньше все было так хорошо, а сейчас совсем плохо.

    Оказывается, когда они только начинали и были совсем маленькими, то директор (он же владелец) рассчитывался с сотрудниками налом чуть ли не каждый день, причем всем выдавал премии. Вот поработали они ударно день или два, и директор сразу каждому выдавал премию. Поэтому, со слов «старичков», такая система мотивации была эффективной, а та, что действует сейчас, очень медленная, бюрократическая и вообще не очень понятная.

    Безусловно, собственник допустил ошибку, когда стал использовать такую вот систему мотивации. К тому же нет уверенности в том, что с учетом этих многочисленных премий, размер которых он, по сути, определял на глазок, компания не работала себе в убыток. Владелец же ориентировался только на финансовые потоки и остаток денег в кассе (читай – в его кармане). У нас до сих пор есть директоры и собственники, которые путают финансовый поток с прибылью и вообще не очень ориентируются даже в основе экономики и финансов.

    В общем, прибыль он тогда считать не умел. Кстати, он не умел этого делать даже тогда, когда годовой оборот перевал за миллиард рублей. Несмотря на такой масштаб бизнеса в компании до сих пор не было нормальной системы управленческого учета.

    Таким образом, система мотивации является важнейшей компонентой системы управления персоналом, поэтому к ее разработке нужно подойти со всей ответственностью.

    Управление персоналом организации: основные факторы

    Система управления персоналом и эффективность ее работы зависит от различных внутренних и внешних факторов. Поэтому очень важно знать все эти факторы и принимать их во внимание при разработке и функционировании системы управления персоналом.

    При разработке и внедрении системы управления персоналом очень важно учитывать следующие факторы (см. Рис. 1):
  • стратегия компании;
  • стратегия управления персоналом;
  • подсистемы управления:
         - организационное проектирование;
         - бюджетирование;
         - управленческий учет;
  • система владельческого контроля;
  • внешняя среда:
         - рынок труда.

    Рис. 1. Управление персоналом организации: основные факторы

    Управление персоналом организации: основные факторы

    Безусловно, в каждой конкретной компании может быть свой набор фактор, влияющий на систему управления персоналом, но в этот набор обязательно должны входить рассматриваемые здесь факторы.

    Стратегия компании

    От стратегии компании зависит практически все, в том числе, стратегия и система управления персоналом. Поэтому, конечно же, данный фактор обязательно нужно учитывать при постановке и использовании системы управления персоналом.

    Следует отметить, что, к сожалению, до сих пор во многих наших компаниях нет четкой стратегии и детального стратегического плана. И это не смотря на то, что кризисы возникают все чаще и чаще, что, казалось бы, должно было заставить наши компании наконец-то заняться повышением эффективности (подробнее об этом можно прочитать в книге «Кризис – афедрон или волшебный пендель. Антикризисная технология повышения эффективности компании»). Но почему-то по-прежнему стратегия многими компаниями воспринимается как нечто абстрактное и не имеющее никакого практического значения. Безусловно, это является одной из самых распространенных ошибок, которые приводят к большим проблемам, а в некоторых случаях даже к закрытию бизнеса.

    Начиная с 1995-го года я выполнил большое количество консалтинговых проектов. Первый этап – это постановка задачи. В рамках данного проекта, в том числе, проводится комплексная диагностика (обследование) компании. Пока еще не было ни одного проекта, в котором не было бы выявлено таких проблем как отсутствие стратегии и самой системы стратегического управления (менеджмента). Естественно, это приводило к большому количеству проблем, которые в конечном итоге оказывали негативное влияние эффективность и финансово-экономическое состояние компании.

    Стратегия управления персоналом

    Стратегия управления персоналом, как и все остальные подсистемы управления, естественно, должна выстраиваться в соответствии со стратегией компании. Соответственно, стратегия выполнения всех основных бизнес-процессов управления персонала должна формироваться на основе стратегии компании.

    Система управления персоналом в свою очередь должна разрабатываться на основе стратегии управления персоналом (см. Рис. 1), которая определяет политику разработки, внедрения и организации основных бизнес-процессов управления персоналом: подбор персонала, обучение персонала, мотивация персонала.

    Подробнее о стратегии управления персоналом можно прочитать в статье «Стратегия управления персоналом».

    Организационное проектирование

    Система организационного проектирования (подробнее об этой системе можно прочитать в книге «Организационное проектирование. Реструктуризация предприятий и бизнес-процессов») очень важная составляющая системы управления компании. Кстати, оргпроектирование тоже зависит от стратегии, и сама организационно-функциональная структура компании должна выстраиваться под ее стратегию (это один из принципов проектирования эффективной организации).

    Организационное проектирование тоже влияет на систему управления персоналом и на ее эффективность. Говоря по-простому, если в компании выстроены «кривые» бизнес-процессы, то никакой классный подбор, обучение и совершенная система мотивации, мягко говоря, не поможет.

    Кстати, одной из основных целей организационного проектирования является повышение эффективности бизнес-процессов и компании в целом. Причем речь идет о всех бизнес-процессах, в том числе, об управленческих. Сама система управления персонала тоже разрабатывается и внедряется с помощью организационного проектирования.

    Бюджетирование

    Система бюджетирования тоже должна формироваться в соответствии со стратегией компании. Кстати, есть даже такое выражение: «Бюджеты – это количественное выражение стратегии».

    Система управления персоналом (в частности, система мотивации) должна быть взаимосвязана с системой бюджетирования, если в системе мотивации учитываются не только фактические, но и плановые показатели (см. статью «Классификация систем материальной мотивации»).

    Кстати, связь системы мотивации с системой бюджетирования является одним из принципов разработки эффективной системы мотивации (см. статью «Базовые принципы эффективной системы мотивации персонала»).

    Управленческий учет

    Система управленческого учета хоть и в меньшей степени, в отличие от бюджетирования, но все же зависит от стратегии компании, как и все остальные подсистемы управления.

    Управленческий учет в основном напрямую влияет только на один из бизнес-процессов системы управления персоналом, а именно на мотивацию персонала. Более того, без нормальной системы управленческого учета система мотивации не сможет нормально функционировать (см. статью «Нет управленческого учета – нет мотивации»).

    В системе мотивации персонала может использоваться много различных показателей, от которых зависит размер фондом материального поощрения (ФМП). Естественно, компания должна научиться правильно считать все эти показатели, поскольку от них зависит размер заработной платы (переменная часть).

    Система владельческого контроля

    Я уже давно (с 1995 года) занимаюсь практическим консалтингом, менеджментом и бизнесом, поэтому много чего повидал, в том числе, и то, как предприниматели теряли свой бизнес по разным причинам: из-за глупости, из-за жлобства, из-за отсутствия эффективной системы управления, из-за выбора неправильной стратегии и т.д. Еще одной распространенной причиной потери бизнеса (или потери прибыли) является корпоративное воровство. Есть очень много различных способов корпоративного воровства (см. статью «Кто и как ворует в компаниях»). Для того чтобы обезопасить себя от воровства, в компании нужно внедрить систему владельческого контроля.

    Я это все к тому, что компания может подобрать себе очень хороший персонал с отличной перспективой развития, обучить этот персонал и разработать для него очень эффективную систему мотивации, но если в компании не будет системы владельческого контроля и персоналу будет проще воровать, чем упахиваться на работе ради премии, которая может быть очень даже большой, то подавляющая часть сотрудников выберет левак, а не эффективную работу.

    Как уже было не раз отмечено, практически все в компании зависит от ее стратегии, в том числе, и подбор персонала. В некоторых компаниях для определенных категорий персонала могут вводиться странные на первый взгляд требования/ограничения.

    Рассмотрим такую характеристику персонала как активность или инициативность. С одной стороны, вроде бы это положительная характеристика и каждая компания хочет иметь в своих рядах именно активных и инициативных сотрудников. Но, с другой стороны, именно от таких сотрудников может исходить опасность для компании.

    Причем нет никакой гарантии того, что определенная категория персонала не может представлять угрозы для бизнеса. Кто-то может подумать, что есть такой персонал, от которого уж точно не может исходить никакой опасности для бизнеса.

    Я бы не рекомендовал никому расслабляться в этом плане. В моей практике был очень интересный случай, связанный с данной темой. На одном из моих открытых семинаров был владелец компании, занимающейся перепродажей поддонов. Он сказал, что раньше работал простым грузчиком в аналогичной компании, а затем решил создать собственный бизнес. Не удивлюсь, если он при этом «прихватил» с собой клиентов компании, в которой раньше работал. В общем, не всегда активность и инициативность сотрудников является плюсом для компании.

    Впрочем, есть и такие собственники, которые несмотря ни на что предпочитают привлекать именно активных и инициативных людей. Помню, как в ходе выполнения одного консалтингового проекта общался с собственником компании, который мне рассказал весьма любопытную историю. У него было несколько бизнесов. Моя команда консультантов работала с его основным бизнесом.

    Про один из своих других бизнесов он сказал, что уже давно детально в него не погружался и настала пора заняться им более активно. При этом он отметил, что очень сильно огорчится, если выяснится, что при полном отсутствии контроля с его стороны менеджеры, управляющие этим бизнесом, не воровали. Она сказал, что такие безынициативные сотрудники ему не нужны :)).

    Таким образом, система владельческого контроля обязательно должна быть в компании. Понятно, что она должна быть не только для эффективной работы системы управления персоналом, но и для обеспечения контроля компании на стратегическом и оперативном уровне.

    Рынок труда

    Конечно же, рынок труда нужно обязательно учитывать при разработке системы управления персоналом. Рынок труда влияет на все бизнес-процессы управления персоналом, начиная от подбора и заканчивая мотивацией.

    Каким бы совершенным не был бы бизнес-процесс «Привлечение персонала», нельзя найти таких кандидатов, которых, как говорится, нет в природе. Поэтому при определении требований к соискателям приходится учитывать текущее состояние рынка труда.

    Если нет тех, кто бы полностью (или почти полностью) соответствовал требованиям компании, это значит, что придется организовать более масштабный бизнес-процесс «Обучение персонала».

    И наконец, при разработке (или обновлении) и прогонке схем мотивации нужно ориентироваться на тот уровень зарплат, который сейчас есть на рынке труда у соответствующих категорий сотрудников. Поэтому нужно регулярно мониторить рынок труда (cм. статью «Мониторинг рынка труда»).


    Итак, система управления персоналом должна выстраиваться с учетом многих факторов для того, чтобы обеспечить эффективную работу данной системы.



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы можете направить их по адресу 5046320@mail.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.


    Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта